事務所の3S・情報の3S|愛媛県新居浜市の社労士

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事務所の3S

情報の3Sのススメ

業務を行うにあたり、情報共有を円滑にすることはますます重要になってきております。
また、テレワークを代表とする働き方改革など、私たちを取り巻く環境は大きく変化しております。
その変化に対応するべく、今一度身の回りの3S(整理整頓清掃)だけではなく、
情報の3Sにも取り組むことをおススメします。

情報の3Sとは

ここでいう情報とは、顧客情報や、過去の生産情報、見積り情報、製品の原価、見込み客の管理情報、日報、
問い合わせ記録など、パソコンで管理している情報だけでなく、紙に書かれている情報すべてを含みます。
これらを上手く整理整頓し、必要な人が必要なタイミングで情報を即座に取り出せるようにする仕組みを
作ることを「情報の3S」と言います。

取り組みやすい情報

  • 文書
  • 売上管理
  • 顧客管理など

特に文書はどの業界、業種においても発生し、上手く管理ができていないと「探す」ことがままあります。
探すことは「無駄な時間」なので、ファイリングのルールや電子化のルールを作り、部課でのルールを作り、
共有化を図ることが特に必要です。
また、わかりやすく守りやすいルールを作らねば、属人的な文書の管理になり、
作った人でしか探せないといったことが起こります。
特に、自分は大丈夫という意見を持つ人は、他人の生産性にまで目を向けておらず、
いつまで経っても書類探しの時間が目に見えぬコストとして、全社的にのしかかります。
探しているコストが目に見えないからこそ、文書管理のルール化をすべきであり、
強い問題意識を持って行わねば解決には至りません。

デジタルドルフィンズを導入することで、上記問題が解決され、即座に統一された運用ができ、
誰もがすぐに探したい文書を探せるようになり、業務効率がアップします。
貴社も情報の3Sに取り組んでみてはいかがでしょうか。

社労士事務所でのデジタルドルフィンズ導入事例
https://digitaldolphins.jp/case/fujita/

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